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Das erlaubt dem Verein durchaus nach wie vor die offene Ladenkasse zu führen. Das ist eine Barkasse, die ohne jede technische Unterstützung geführt wird. Dazu gehören alle Behältnisse für das Bargeld, z.B. Schubladen in der Ladentheke, herkömmliche Geldkassetten, Zigarrenkisten oder einfach nur ein Karton.

Eine Belegausgabepflicht sieht der Gesetzgeber also nicht vor. Es wird aber ausdrücklich gesetzlich geregelt, dass jedem Kunden das Recht zusteht, einen Beleg zu fordern. Wird keine elektronische Kasse geführt, dass muss der Beleg manuell beispielsweise mit einem Quittungsblock erstellt werden.

Auch für nichtelektronische Kassensysteme gelten aber Aufzeichnungspflichten. Die Abgabenordnung (AO) sieht vor, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 S. 2 AO).

Zur Ermittlung der Tageseinnahmen werden täglich Kassenberichte erstellt. Sie enthalten den tatsächlichen ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss. Davon werden zur Ermittlung der Tageseinnahmen der Kassenanfangsbestand (Endstand des Vortages) und eventuelle Bareinlagen abgezogen und die Barausgaben und Barentnahmen des Tages dazugerechnet. Sowohl die Barausgaben als auch die Bareinlagen sowie die Barentnahmen müssen durch gesonderten Beleg nachgewiesen werden. 

Der Kassenbericht kann nach folgendem Schema aufgebaut sein:

• Tagesendbestand
• ./. Anfangsbestand (Bestand des Vortages)
• = Zwischensumme
• + Kassenausgaben des Tages
• + Geldtransit auf das Bankkonto oder weitere Kassen
• ./. Bareinlagen (Transit vom Bankkonto oder aus weiteren Kassen)
• ./. Sonstige Tageseinnahmen
• = Kasseneinnahmen des Tages

Vereine, die nur wenige Bareinnahmen und -ausgaben haben, können in folgenden Fällen unter die Ausnahmeregelung zur täglichen Aufzeichnungspflicht fallen:

• die Kassengeschäfte fallen nur neben bei an und machen nur einen verschwindend geringen Anteil am Umsatz aus,
• die Kassengeschäfte werden gelegentlich mit einer Verzögerung von einem Tag erfasst.    

Hält das Finanzamt die Führung eines Kassenbuches für unzureichend, verwirft es die Buchführung und schätzt die Einnahmen und Ausgaben. Bei gemeinnützigen Vereinen ist das deswegen besonders problematisch, weil mangels ausreichender nachweise eine Mittelfehlverwendung unterstellt werden kann, die zum Entzug der Gemeinnützigkeit führen kann. Hier wird aber typischerweise weniger auf die laufende Kassenführung abgestellt, als darauf, dass für jede Ausgabe des Vereins auch ein Beleg vorhanden ist.

Für alle entgeltlichen Leistungen im Rahmen eines Leistungsaustausches (also: Leistung gegen Entgelt) wird Umsatzsteuer fällig. Der eine erbringt eine Leistung – zum Beispiel der Verein – und der andere nimmt diese Leistung ab. Der Verein wird damit umsatzsteuerrechtlich also wie ein Unternehmen behandelt. Das heißt aber auch, dass unter den richtigen Umständen die Umsatzsteuerbefreiung für ihn gilt.

Bewegen sich die Umsätze des Vereins (inklusive seiner Abteilungen und Untergliederungen) in einem bestimmten niedrigen Bereich, ist er von der Umsatzsteuer befreit. Im Rahmen der Kleinunternehmerregelung gilt ein Verein als Kleinunternehmer gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes, wenn seine Umsätze im steuerpflichtigen Bereich

• im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 17.500 Euro betragen haben und
• im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen werden.

Sobald eine der beiden Grenzen überschritten wird, gilt die Umsatzsteuerpflicht.

Umsatzsteuer fällt beim gemeinnützigen Verein nur für unternehmerische Tätigkeiten an. Der Verein kann in vier (steuerlichen) Bereichen tätig sein (ideeller Bereich, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb). Davon ist aber der ideelle Bereich (der Bereich, in dem unmittelbar die Satzungszwecke erfüllt werden) niemals unternehmerisch. Im Zweckbetrieb (der Bereich, in dem sich der Verein wirtschaftlich betätigt, aber nur unmittelbar zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke) unterliegt der Verein lediglich dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %. Daraus ergibt sich folgendes Bild (Bereich / Beispiel / Umsatzsteuer?):

• Ideeller Bereich / Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse / nein
• Zweckbetrieb / sportliche Veranstaltungen bis 45.000 Euro, Lotterien für gemeinnützige Zwecke, Museen, Theater, Konzerte / 7%
• Vermögensverwaltung / Bankgeschäfte, Vermietung von Grundbesitz, Verpachtung, Werberechte / ggf. 7%, wenn nicht von vornherein umsatzsteuerfrei (z. B. Vermietung)
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb / Verkauf von Kaffee und Kuchen beim Turnier, Vereinsheim usw. / Regelsteuersatz (7% oder 19%)

Man sollte jährlich prüfen, ob der Verein in die Umsatzsteuerpflicht rutscht – dann werden Umsatzsteuervoranmeldungen zur Pflicht. Außerdem muss in den Rechnungen, die der Verein ausstellt, auch Umsatzsteuer (zusätzlich) ausgewiesen werden. Im Gegenzug dafür kann der Schatzmeister dann aber auch aus allen Eingangsrechnungen die Mehrwertsteuer abziehen und geltend machen.

Auch Vereine, die steuerlich als Kleinunternehmer gelten, können zur Umsatzsteuer optieren, dem Finanzamt also mitteilen, dass sie umsatzsteuerpflichtig sein möchten. Das lohnt sich in der Regel dann, wenn der Verein größere Vorhaben (z.B. Bau eines Vereinsheims) plant oder wenn der Verein hohe Einnahmen aus der Verpachtung von Werberechten erzielt. Man kann die Option bis zur endgültigen Umsatzsteuerfestsetzung eines Jahres abgeben, ist danach aber für mindestens fünf Jahre daran gebunden.